Wie kann Digitalisierung im Alltag umgesetzt werden?

  • Digitalisierung ist ein großer Begriff, doch wie kann dieses Thema in Ihrem Alltag umgesetzt werden? Gerade kleine und mittlere Betriebe haben in der Regel nicht die Zeit und Ressourcen sich mit der Umsetzung der Digitalisierung im Alltag zu beschäftigen.

Nicht nur auf Grund des Corona-Virus schreitet die Digitalisierung voran. Aber dieser beschleunigt Prozesse und Entwicklungen, die bereits vorher erkennbar waren.
Viele Unternehmen haben seit März 2020 in kürzester Zeit auf das Corona-Virus reagieren müssen und auch agiert. Die Bedeutung von Home-Office hat stark zugenommen, in Berufen und Branchen, wo dies möglich ist. Wer als Unternehmen hier vorher schon Umstellungen und Änderungen vorgenommen hatte, konnte relativ gut und schnell reagieren und Arbeitsabläufe umstellen. Wer hier noch in der "analogen Welt" war, der hatte durchaus auch seine Probleme.

Wir sind von der DATEV seit dem Jahr 2019 stetig und auch im Jahr 2021 als Digitale Kanzlei ausgezeichnet worden, da wir selbst unsere Prozesse bereits optimiert und digitalisiert haben, aber auch bereits sehr viele unserer Kunden in den letzten 13 Jahren - seit 2008 - bei der Umstellung auf digitale Prozesse beraten und begleitet haben. Profitieren Sie von unserem Erfahrungsschatz und dem Know-How unserer Mitarbeiter.

Bei der Digitalisierung können wir Sie als Steuerkanzlei Klinger deshalb unterstützen und beraten. Gemeinsam versuchen wir, mit Ihnen Ihre internen Verwaltungsabläufe und Ihre Büroorganisation zu beleuchten und mit digitalen Prozessen zu optimieren.

Fordern Sie unsere Leistungsbeschreibungen hierzu an und werden Sie mit uns "digital"!

Auf dieser Seite finden Sie Informationen, einfache Tipps sowie weiterführende Infos zu:

1. Optimierung von Büroabläufen
2. Digitale Finanzbuchhaltung - über das revisionssichere DATEV UnternehmenOnline
3. Digitale Lohnbuchhaltung - Stichworte "Lohn Online" und "Arbeitnehmer Online"
4. Erstellung einer Verfahrungsdokumentation (Pflicht seit 2018 für alle Unternehmen)
5. belegersetzendes Scannen (mit der Möglichkeit Ihre Orginalpapierbelege zu vernichten!)
6. Digitalisierung im Handwerk - eine Initiative von würth und der DATEV
7. Auftragswesen Online der DATEV - einfaches Angebots- und Fakturatool - für 5 EUR mtl.
8. Finanzamtskonforme Kassenführung / Kassenarchiv / Verfahrensdokumentation Kasse
9. DATEV Marktplatz - Finden Sie die für Sie passende kaufmännische Software - mit DATEV-Schnittstelle
10. DATEV Smart Transfer - im Onlineportal Geschäftsdokumente in das Wunschformat umwandeln
11. DATEV-DMS - Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen - von der DATEV
12. e-Rechnung - was ist das? Informieren Sie sich hier!
13. Die "X-Rechnung" - Pflicht ab 27.11.2020 bei Aufträgen von öffentlichen Auftraggebern
14. Empfehlung für die Einrichung von email-Adressen für den Versand und Empfang
von e-Rechnungen
15. Empfehlung und Hinweise zur Archivierung/ Archivierungspflichten von elektronischen
Rechnungen
16. KMU-Förderprogramme zur Digitalisierung


Im folgenden erläutern wir Ihnen die o.g. Bausteine der Digitalisierung
:


1. Optimierung Ihrer Büroabläufe
Gerne erstellen wir eine allgemeine Bestandsaufnahme Ihrer internen Prozesse unter Ausnutzung digitaler Medien zur Optimierung Ihrer Büroabläufe (Versand von E-Rechnungen, Einführung von Schnittstellen, GoBD-konforme Systeme) - sprechen Sie uns an!


2. Einführung der digitalen Finanzbuchhaltung - mit vielen Optionen für Ihren Zusatznutzen!

       Vorteile von DATEV-Unternehmen Online:

  • digitales revisionssicheres Belegarchiv
  • Nutzung von Bank Online - alle Ihre Bankververbindungen im Überblick - unter Nutzung von EBICS
  • Alle Ihre Auswertungen aus der Finanz- und Lohnbuchhaltung im Überblick
  • digitale papierlose Abwicklung Ihrer Finanzbuchhaltung - Ihre Originalbelege sind immer bei Ihnen - kein Sortier- und Ablageaufwand mehr von Belegen für den Steuerberater / Wegfall der Fahrzeiten


3. Einführung der digitalen Lohnbuchhaltung - mit digitalen Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter!
Informationen dazu finden Sie hier!
Lohnbuchhaltung


4. Erstellung einer sog. Verfahrensdokumentation (Handbuch über Ihre internen Zuständigkeiten, Ihre eingesetzten Systeme etc.) - dies ist ab 2018 Pflicht für alle Unternehmen! Sprechen Sie uns an!


5. Belegersetzendes Scannen:
Wollen Sie papierlos/-arm arbeiten und alle Belege nur noch digital intern verarbeiten sowie ihr Archiv verschlanken? Mit einer Verfahrensdokumentation steht Ihnen der Weg zum sog. belegersetzendem Scannen offen. Alle revisionssicher eingescannten Ein- und Ausgangsrechnungen müssen dann nicht mehr 10 Jahre in Papierform aufbewahrt werden. Ihr elektronisches Belegarchiv mit Suchfunktion ist nun online im Unternehmen Online der DATEV.

6. Digitalisierung im Handwerk:
Digitale kaufmännische Prozesse! Initiative von würth und DATEV zur Digitalisierung im Handwerk: www.datev.de/handwerk

 

7. DATEV Auftragswesen Online:

Nutzen Sie das einfache, revisionssichere und günstige Faktura-Tool der DATEV, inkludiert im Unternehmen Online. Vom Angebot über die Rechnung bis zur Zahlungserinnerung - mit DATEV Auftragswesen online können Sie alle Verkaufsbelege ganz einfach erstellen und Stammdaten zu Artikeln und Kunden anlegen. Informationen dazu finden Sie hier!

 

8. Finanzamtskonforme Kassenführung - Verfahrensdokumentation Kasse / DATEV Kassenarchiv Online:

Die gesetzlichen Anforderungen an eine finanzamtskonforme Kassenführung sind in den letzten Jahren sehr stark gestiegen und haben sich deutlich verschärft. Wer seine Barumsätze nicht korrekt aufzeichnet und Unregelmäßigkeiten in seiner Kassenführung hat, läuft Gefahr bei Betriebsprüfung Hinzuschätzungen von Einnahmen hinnehmen zu müssen.
Die DATEV informiert auf Ihrer neuen Homepage www.meinfiskal.de über die gestiegenen gesetztlichen Anforderungen und die Lösungen, welche DATEV anbietet.

Die Stichworte zur Kassenführung sind u.a. Kassen-Nachschau (unangekündigte Prüfung durch die Finanzbehörden, Verfahrensdokumentation zur Kasse, DFKA Taxonomie Kassendaten, Kassenzählprotokolle, Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), DATEV Kassenarchiv Online.
Hinweis: In Deutschland existiert nach wie vor keine Pflicht zur Führung einer elektronischen Registrier- oder PC-Kasse. Sie können Ihre Bargeschäfte nach wie vor handschriftlich und mit einer sogenannten offenen Ladenkasse führen. Wir beraten Sie dazu gerne und senden Ihnen auch unsere Kanzlei-Informationsschreiben zu den notwendigen Anforderungen einer ordnungsgemäßen Kassenführung zu.

 

9. DATEV Marktplatz - Übersicht schnittstellenkompatibler kaufmännischer Software für Unternehmen - mit Suchfunktion je Branche
Hier finden Sie DATEV-Softwarepartner, somit eine Auswahl an Unternehmen, welche Ihre Software mit einer DATEV-Schnittstelle ausgestattet haben, unterteilt je nach Branche, Funktion und/oder eingesetzter Software-Lösung. Sollten Sie sich gerade nach einer  neuen Software für Ihr Unternehmen umschauen, ob ein Faktura-Programm, ein neues Warenwirtschaftsprogramm o.a. sollten Sie sich hier in jedem Fall erkundigen, damit der Austausch zwischen Ihnen und uns als Steuerkanzlei gewährleistet ist.


10. DATEV Smart Transfer
- im Onlineportal Geschäftsdokumente in Wunschformat umwandeln!
Über dieses Online-Portal können Sie Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Gutschriften oder auch Mahnungen einfach, schnell und m Wunschformat Ihres Geschäftspartners versenden, egal ob pdf, XML, ZugFerd, EDIFact oder andere Formate.

11. Empfehlung und Hinweise zu e-Rechnungen:

Informieren Sie sich über die DATEV-e-Rechnung in folgendem You-Tube-Video des DATEV-Trialog-TV:
Trialog-TV-DATEV-e-Rechnung

E-Rechnungen im Format ZUGFeRD (ab V. 2.1) bzw. XRechnung können Sie bzw. Ihre Mandanten selbstverständlich für alle Geschäftspartner nutzen - unabhängig davon, ob es sich um einen Rechnungsempfänger der öffentlichen Hand handelt oder nicht. Damit haben Sie die Möglichkeit, Ihren Rechnungsausgangsprozess weiter zu digitalisieren.

Weitere Hinweise erhalten Sie hier:
https://www.datev.de/web/de/top-themen/unternehmer/weitere-themen/datev-e-rechnung-fuer-unternehmen/

12. Die X-Rechnung - Pflicht ab 27.11.2020 bei öffentlichen Auftraggebern auf Bundesebene

Hinweis: Ab 27.11.2020 müssen alle Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern auf Bundesebene oder einzelner Länder diesen eine e-Rechnung zu senden, die den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55 entspricht. Stellen Sie deshalb jetzt um!
Wenn Sie in einer Geschäftsbeziehung mit öffentlichen Auftraggebern stehen, müssen Sie  ab November E-Rechnungen erstellen und elektronisch an den jeweiligen öffentlichen Auftraggeber über dessen präferierten Zustellkanal senden.

Nach den Vorgaben der EU-Richtlinie beinhalten E-Rechnungen den Rechnungsinhalt in Form von strukturierten Datensätzen (XRechnung), sodass sie elektronisch versendet und automatisch weiterverarbeitet werden können. Nicht mehr akzeptiert werden ab 27.11.2020 - neben Papierrechnungen - elektronisch übermittelte Rechnungen, die nicht das passende Format aufweisen, z. B. in Form von PDF-Dateien oder TIF-Dateien.
Mit DATEV E-Rechnungen auf Knopfdruck erstellen

Ab Herbst 2020 können Sie und Ihre Mandanten in allen rechnungsschreibenden DATEV-Programmen (Auftragswesen und Auftragswesen Online) Rechnungen im geforderten Format erstellen: im Format X-Rechnung und alternativ im Format ZUGFeRD (ab Version 2.1). Die neuen Formate hat die DATEV für die On-Premises-Programme im September 2020 mit den DATEV-Programmen 14.0 zur Verfügung gestellt.


13. DATEV-DMS für Mandanten:
Die DATEV entwickelt derzeit ein DMS - Dokumentenmanagementsystem - für alle Unternehmen. Dieses soll im 2. Halbjahr 2020 angeboten werden können. Sofern Sie nach einer DMS-Lösung interessiert sind, kommen Sie gern auf uns zu.


14. Empfehlung für die Einrichtung von mail-Adressen:

Wir empfehlen Ihnen sich eine der folgenden email-Adressen einzurichten: rechnung@...de oder buchhaltung@...de, um über diese elektronische Eingangsrechnungen zu empfangen und Ausgangsrechnungen zu versenden. Betriebsprüfer haben im Rahmen von Betriebsprüfungen bereits seit 2002 Zugriff auf mail-Postfächer, welche steuerlich relevante Daten erhalten - und Rechnungen sind relevante Daten. Wickeln Sie elektronischen Reechnungsempfang oder Versand deshalb nicht über Ihre info@...de oder ihre persönliche geschäftsführer@...de - mail-Adresse ab!


15. Empfehlung und Hinweise zur Archivierung/ Archivierungspflichten:

Elektronische Geschäftsdokumente sind 10 Jahre lang elektronisch zu archvieren!
Es reicht NICHT, Eingangsrechnungen, welche Sie per mail z.B. im pdf-Format erhalten, einfach auszudrucken!
Das mail-Postfach muss 10 jahre lang aufrufbar und lesbar sein.
Wir empfehlen die Anhänge/Rechnungen auf Ihrem Server in Jahresordnern wie "2020_Rechnungen" / "2019_Rechnungen" usw. abzuspeichern.


16. KMU-Förderprogramme zur Digitalisierung:
Um eine komplette und vollumfängliche Digitalisierung eines Unternehmens vorzunehmen, muss mehr als nur die neueste Technologie angeschafft werden. Vielmehr ist ein Zusammenspiel zwischen Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten und der Kompatibilität von Hard- und Software zu erschaffen. Damit Unternehmer nicht nur finanziell geholfen werden soll, findet sich auf den nachfolgenden Links auch weitere Informations- und Beratungsangebote.

www.mittelstand-digital.de
www.kfw.de