Pflicht zur Einführung der E-Rechnung zum 01.01.2025 – bereiten Sie sich rechtzeitig vor!

Steuertipps

Die kommenden E-Rechnungen sollen die Papierrechnungen ablösen und dienen vor allem als Maßnahme gegen Umsatzsteuerbetrug. Was es dabei ab dem 01.01.2025 zu beachten gibt, wird im Folgenden näher erklärt.

Im Bereich B2C = Business to Consumer (Kunde = Privatperson) ergibt sich keine Änderung.
Im Bereich B2B = Business to Business (Kunde = Unternehmer) gilt es die eingehenden und ausgehenden Rechnungen zu unterscheiden.

  1. Eingehende Rechnungen:
    1. Ab 01.01.2025: Für alle Unternehmen gilt die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und elektronisch verarbeiten zu können. (Tipp: mit DATEV Unternehmen Online möglich.)
    2. Auch Unternehmer, die selbst nur umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen (z. B. Ärzte, Wohnungsvermieter, Photovoltaikanlagenbetreiber) müssen künftig in der Lage sein, elektronische Rechnungen in strukturierter Form als E-Rechnung zu empfangen sowie zu archivieren.
    3. Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR und Fahrausweise
  1. Ausgehende Rechnungen (mit Übergangsfrist):
    1. Ab 01.01.2025: Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. Es dürfen in den ersten zwei Jahren aber weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Rechnungen (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
    2. Ab 01.01.2027: Unternehmen > 800.000 EUR Vorjahresumsatz müssen B2B-E-Rechnungen versenden. Unternehmen < 800.000 EUR Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden. EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) dürfen unverändert eingesetzt werden.
    3. Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen versenden. EDI-Systeme müssen an die gesetzlichen Bestimmungen angepasst werden.

Was ist eine E-Rechnung und was ist keine?

Ein PDF ist keine E-Rechnung: Eine E-Rechnung darf nicht mit einer Rechnung im PDF-Format verwechselt werden, welche z. B. per E-Mail versendet wird, da dies eine rein bildlich dargestellte Rechnung ist, welche keine strukturierten Daten enthält.

Vielmehr muss die Rechnung im E-Rechnungs-Dateiformat versendet werden, dies sind die beiden folgenden Formate:

  1. ZUGFeRD 2.0 (besteht aus einer Sichtkomponente (PDF-Datei) und dem strukturierten XML-Datensatz = unsere Empfehlung)

    oder

  1. X-Rechnung (ist eine XML-Datei ohne visuelle Bildkomponente = bei öffentlichen Auftraggebern)

Die E-Rechnungen müssen in einem der beiden o. g. Formate generiert und versendet werden. Um E-Rechnungen empfangen und erstellen zu können, müssen in Ihrem Unternehmen wahrscheinlich neue Software-Lösungen (oder Updates) und auch die damit verbundenen Prozesse eingerichtet werden. Kontaktieren Sie rechtzeitig Ihren EDV-Partner ihres Faktura-Systems dazu.

Je schneller Sie die E-Rechnung im Jahr 2024 einführen, desto schneller profitieren Sie auch von den Vorteilen.

Vorteile der E-Rechnung:

  1. Effiziente Workflows: Durch den Einsatz digitaler Rechnungsbelege profitieren Sie von medienbruchfreien Prozessen: vom Empfang, der Prüfung und Freigabe der E-Rechnung bis zur Verarbeitung in der Finanzbuchführung; inklusive einem elektronischen revisionssicheren Belegarchiv mit Suchfunktion.
  2. Zeitersparnis: Fehleranfällige manuelle Dateneingaben entfallen. Das verbessert nicht nur die Qualität Ihrer Buchführung: Sie können die gewonnene Zeit auch für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen.
  3. Kostenersparnis: Mit E-Rechnungsprozessen können Sie effektiv sparen: Denn Kosten für Papier und Kuverts, Druck- und Portokosten oder Ordner und Aktenschränke entfallen komplett. Modellrechnungen zeigen Einsparungen von bis zu 60 Prozent gegenüber Rechnungen auf Papier.

Nochmal: Ab 2025 müssen Sie Ihre Eingangsrechnungen digital als E-Rechnung empfangen und verarbeiten können, auch wenn Sie für Ihre Ausgangsrechnungen noch die Übergangsfristen in Anspruch nehmen dürfen.

Wir empfehlen Ihnen zudem folgende separate Mail-Adressen einzurichten, sofern Sie diese noch nicht haben, z. B.:

  1. rechnung@meier-gmbh.de für den Rechnungseingang
  2. buchhaltung@meier-gmbh.de für den Rechnungsausgang

Zu Ihrer weiteren Information können Sie sich hier noch eine Broschüre mit weiteren Infos zur E-Rechnung downloaden.

 

Sollten Sie weitere Fragen haben, so kommen Sie gerne auf uns zu!

Klinger & Partner, Ihre Steuerberater in Reichelsheim und Bad König

Wir beraten Sie gerne und vorausschauend!

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