IV. Bürokratieentlastungsgesetz – Verkürzung der Aufbewahrungsfristen von 10 auf 8 Jahre
Um das Wirtschaftsmodell Deutschland der Digitalisierung anzupassen und Bremsmechanismen zu beseitigen, hat der Bundestag am 26.09.2024 das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) verabschiedet. Nach Zustimmung des Bundesrates am 18.10.2024 wurde das Gesetz am 29.10.2024 verkündet.
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz sieht die Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Unternehmen sowie der Verwaltung vor steigender Bürokratie vor. Vor diesem Hintergrund wurde eine Vielzahl von Einzelmaßnahmen beschlossen. Hierzu gehört unter anderem auch die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen.
Die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege und Rechnungen waren nach bislang geltendem Recht grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist wird nun von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Die verkürzte Aufbewahrungsfrist gilt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen ist. Sinngemäß für alle Unterlagen, die aufgrund der aktuellen 10-Jahres Frist noch nicht vernichtet wurden.
Bitte beachten Sie folgenden allgemeinen Hinweis zur Archivierung:
Sie müssen immer die Originalbelege aufbewahren. Hier gilt der Grundsatz:
- Wenn Sie Eingangsrechnungen in Papier erhalten, ist das Original der Papierbeleg/ die Papierrechnung.
- Wenn Sie Eingangsrechnungen elektronisch (z. B. als PDF) erhalten, ist das Original das PDF, welches zu archivieren ist. Ein Ausdruck des PDFs ist ein Ersatzbeleg und somit nicht das Original.
- Sofern Sie ab 01.01.2025 E-Rechnungen erhalten, ist die E-Rechnung das Original und muss elektronisch archiviert werden.
Besonderheit der Archivierung bei E-Rechnungen:
E-Rechnungen müssen, wie die bisherigen PDF-Rechnungen, revisionssicher archiviert werden. Sowohl der strukturierte Teil der E-Rechnung als auch zusätzlich übersandte Dokumente müssen in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen der Unveränderbarkeit erfüllen. Ein zusätzlich übersandtes Dokument ist zum Beispiel der Bildteil einer hybriden Rechnung, der Aufzeichnungsmerkmale enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Zudem muss bei der Archivierung die maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung sichergestellt sein.
Wir empfehlen die E-Rechnungen in einem Dokumenten-Management-System oder einem digitalen Archiv z. B. in DATEV Belege Online abzulegen, da dort auch Veränderungen am Dokument dokumentiert werden.
Wenn Rechnungen als Anhang zu einer E-Mail gesendet werden (z. B. als PDF oder E-Rechnung), muss nur die elektronische Rechnung archiviert werden. Die E-Mail dient hier als „Briefumschlag“ und kann gelöscht werden. Voraussetzung ist hierbei, dass es sich um eine E-Mail ohne Inhalt mit Substanz handelt.
Wir empfehlen immer ein Jahr mehr zu archivieren:
- Bisher 11 Jahre statt 10 Jahre
- Somit zukünftig 9 Jahre statt 8 Jahre.
Vernichten Sie Ihre nicht mehr benötigten Unterlagen und schaffen Sie Platz in Ihrem Archiv!
Sollten Sie weitere Fragen haben, so kommen Sie gerne auf uns zu!
Klinger & Partner, Ihre Steuerberater in Reichelsheim und Bad König
Wir beraten Sie gerne und vorausschauend!