Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse! Jetzt!
Wir von Klinger & Partner sind der Auffassung, dass die Umstellung auf digitale Geschäftsprozesse absolut notwendig und alternativlos ist. Wer als Unternehmen die Umsetzung immer weiter hinauszögert, verliert an Wettbewerbsfähigkeit und es entsteht ein immer größerer Zeit- und Kostendruck.
Doch Digitalisierung ist ein großer Begriff! Wie kann dieses Thema in Ihrem geschäftlichen Alltag umgesetzt werden? Gerade kleine und mittlere Betriebe haben in der Regel nicht die Zeit und Ressourcen sich mit der Umsetzung der Digitalisierung konkret im Einzelnen zu beschäftigen.
Wir sind von der DATEV seit 2019 jährlich als Digitale Kanzlei ausgezeichnet. Im Jahr 2014 haben wir selbst begonnen, unsere Geschäftsprozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Dies ermöglicht unseren Mitarbeitern auch vom Home Office zu 100% digital zu arbeiten, papierarm und effizient.
Bereits seit 2008 haben wir zahlreiche Unternehmen bei der Umstellung auf digitale Prozesse beraten und begleitet, insbesondere in den Bereichen Finanzbuchhaltung und/oder Lohnbuchhaltung. Ihre Daten liegen dabei cloudbasiert auf einer revisionssicheren DATEV-Plattform. Dies ermöglicht Ihnen auch ein einfaches integriertes Banking und erleichtert Ihr Mahnwesen. Ihre Daten sind immer aktuell und Sie haben über gesicherte verschlüsselte Zugänge ortsunabhängig ein Zugriffsrecht auf Ihre kaufmännische Daten.
Wir beraten und empfehlen Ihnen z.B. auch Fakturaprogramme, Kassensoftwaresysteme oder Warenwirtschaftssysteme. Wichtig dabei ist immer der notwendige Austausch von Daten über Schnittstellen, um eine Unterbrechung von digitalen Daten zu vermeiden.
Dies erfordert einen notwendigen Umstellungsaufwand, spart danach aber wertvolle Zeit und Geld. Profitieren Sie deshalb von unserem Erfahrungsschatz und dem Know-How unserer Mitarbeiter.
Bei der Digitalisierung können wir Sie als Steuerkanzlei Klinger deshalb individuell unterstützen und beraten. Gemeinsam versuchen wir, mit Ihnen Ihre internen Verwaltungsabläufe und Ihre Büroorganisation zu beleuchten und mit digitalen Prozessen zu optimieren.
Wenn Sie als Unternehmen Ihre Prozesse digitalisiert haben, können wir für Sie eine sogenannte Verfahrensdokumentation erstellen, isoliert für Ihre Kasse oder auch für Ihren gesamten Belegfluss durch Ihr Unternehmen.
Nachfolgend geben wir Ihnen Informationen und praktische Tipps zur Umsetzung. Sie können das jeweilige Thema aufklappen, um detailliertere Inhalte zu erhalten.
Gerne erstellen wir eine allgemeine Bestandsaufnahme Ihrer internen Prozesse unter Ausnutzung digitaler Medien zur Optimierung Ihrer Büroabläufe (Versand von E-Rechnungen, Einführung von Schnittstellen, GoBD-konforme Systeme) - sprechen Sie uns an!
Vorteile von DATEV-Unternehmen Online:
- digitales revisionssicheres Belegarchiv
- Nutzung von Bank Online - alle Ihre Bankverbindungen im Überblick - unter Nutzung von EBICS
- alle Ihre Auswertungen aus der Finanz- und Lohnbuchhaltung im Überblick
- digitale papierlose Abwicklung Ihrer Finanzbuchhaltung - Ihre Originalbelege sind immer bei Ihnen - kein Sortier- und Ablageaufwand mehr von Belegen für den Steuerberater / Wegfall der Fahrzeiten
Digitale Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter.
Erstellung einer sog. Verfahrensdokumentation (Handbuch über Ihre internen Zuständigkeiten, Ihre eingesetzten Systeme etc.). Dies kann isoliert für Ihre Kasse oder für Ihre gesamten Organsations- und Belegabläufe erstellt werden. Diese Dokumentation ist zudem bereits seit 2018 Pflicht für alle Unternehmen! Sprechen Sie uns an!
Wollen Sie papierlos/-arm arbeiten und alle Belege nur noch digital intern verarbeiten sowie Ihr Archiv verschlanken? Mit einer Verfahrensdokumentation steht Ihnen der Weg zum sog. belegersetzendem Scannen offen. Alle revisionssicher eingescannten Ein- und Ausgangsrechnungen müssen dann nicht mehr 10 Jahre in Papierform aufbewahrt werden. Ihr elektronisches Belegarchiv mit Suchfunktion ist nun online im Unternehmen Online der DATEV.
Digitale kaufmännische Prozesse! Initiative von Würth und DATEV zur Digitalisierung im Handwerk:
DATEV und Würth begleiten Sie bei der Digitalisierung | WÜRTH (wuerth.de)
Nutzen Sie das einfache, revisionssichere und günstige Faktura-Tool der DATEV, inkludiert im Unternehmen Online. Vom Angebot über die Rechnung bis zur Zahlungserinnerung - mit DATEV Auftragswesen online können Sie alle Verkaufsbelege ganz einfach erstellen und Stammdaten zu Artikeln und Kunden anlegen. Informationen dazu finden Sie hier!
Die gesetzlichen Anforderungen an eine finanzamtskonforme Kassenführung sind in den letzten Jahren sehr stark gestiegen und haben sich deutlich verschärft. Wer seine Barumsätze nicht korrekt aufzeichnet und Unregelmäßigkeiten in seiner Kassenführung hat, läuft Gefahr bei Betriebsprüfung Hinzuschätzungen von Einnahmen hinnehmen zu müssen.
Die DATEV informiert auf Ihrer Homepage www.meinfiskal.de über die gestiegenen gesetzlichen Anforderungen und die Lösungen, welche DATEV anbietet.
Die Stichworte zur Kassenführung sind u.a. Kassen-Nachschau (unangekündigte Prüfung durch die Finanzbehörden) Verfahrensdokumentation zur Kasse, DFKA Taxonomie Kassendaten, Kassenzählprotokolle, Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), DATEV Kassenarchiv Online.
Hinweis: In Deutschland existiert nach wie vor keine Pflicht zur Führung einer elektronischen Registrier- oder PC-Kasse. Sie können Ihre Bargeschäfte nach wie vor handschriftlich und mit einer sogenannten offenen Ladenkasse führen.
Wir beraten Sie dazu gerne und senden Ihnen auch unsere Kanzlei-Informationsschreiben zu den notwendigen Anforderungen einer ordnungsgemäßen Kassenführung zu.
Hier finden Sie DATEV-Softwarepartner, somit eine Auswahl an Unternehmen, welche Ihre Software mit einer DATEV-Schnittstelle ausgestattet haben, unterteilt je nach Branche, Funktion und/oder eingesetzter Software-Lösung. Sollten Sie sich gerade nach einer neuen Software für Ihr Unternehmen umschauen, ob ein Faktura-Programm, ein neues Warenwirtschaftsprogramm o.a. sollten Sie sich hier in jedem Fall erkundigen, damit der Austausch zwischen Ihnen und uns als Steuerkanzlei gewährleistet ist.
Über dieses Online-Portal können Sie Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Gutschriften oder auch Mahnungen einfach, schnell und m Wunschformat Ihres Geschäftspartners versenden, egal ob pdf, XML, ZugFerd, EDIFact oder andere Formate. Klicken Sie HIER für weitere Informationen.
E-Rechnungen im Format ZUGFeRD (ab V. 2.1) bzw. X-Rechnungen können Sie bzw. Ihre Mandanten selbstverständlich für alle Geschäftspartner nutzen - unabhängig davon, ob es sich um einen Rechnungsempfänger der öffentlichen Hand handelt oder nicht. Damit haben Sie die Möglichkeit, Ihren Rechnungsausgangsprozess weiter zu digitalisieren.
Weitere Hinweise erhalten Sie hier:
https://www.datev.de/web/de/top-themen/unternehmer/weitere-themen/datev-e-rechnung-fuer-unternehmen/
Hinweis: Ab 27.11.2020 müssen alle Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern auf Bundesebene oder einzelner Länder diesen eine e-Rechnung zu senden, die den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55 entspricht. Stellen Sie deshalb jetzt um!
Wenn Sie in einer Geschäftsbeziehung mit öffentlichen Auftraggebern stehen, müssen Sie ab November E-Rechnungen erstellen und elektronisch an den jeweiligen öffentlichen Auftraggeber über dessen präferierten Zustellkanal senden.
Nach den Vorgaben der EU-Richtlinie beinhalten E-Rechnungen den Rechnungsinhalt in Form von strukturierten Datensätzen (XRechnung), sodass sie elektronisch versendet und automatisch weiterverarbeitet werden können. Nicht mehr akzeptiert werden ab 27.11.2020 - neben Papierrechnungen - elektronisch übermittelte Rechnungen, die nicht das passende Format aufweisen, z. B. in Form von PDF-Dateien oder TIF-Dateien.
Mit DATEV Softwareprogrammen E-Rechnungen auf Knopfdruck erstellen:
Seit Herbst 2020 können Sie mit den rechnungsschreibenden DATEV-Programmen (Auftragswesen Online bzw. next) Rechnungen im geforderten Format erstellen: im Format X-Rechnung und alternativ im Format ZUGFeRD.
Die DATEV hatte vor, ein DMS - Dokumentenmanagementsystem - für alle Unternehmen zu entwickeln, was jedoch nicht erfolgt ist. Sie können sich aber hier erkundigen, welche Unternehmen die DATEV empfiehlt als DATEV-Kooperationspartner aufgenommen hat, und zwar auf dem DATEV-Marktplatz.
Speziell empfohlen wird die Software ELO für DATEV - bekannt von den Leitz-Ordnern: ELO für DATEV.
Wir empfehlen Ihnen, sich eine der folgenden email-Adressen einzurichten: rechnung@...de oder buchhaltung@...de, um über diese elektronische Eingangsrechnungen zu empfangen und Ausgangsrechnungen zu versenden. Teilen Sie Ihren Lieferanten die neue mail-Adresse mit, um auf diese mail alle Eingangsrechnungen zu erhalten.
Betriebsprüfer haben im Rahmen von Betriebsprüfungen bereits seit 2002 Zugriff auf mail-Postfächer, welche steuerlich relevante Daten erhalten - und Rechnungen sind relevante Daten. Wickeln Sie elektronischen Rechnungsempfang oder Versand deshalb nicht über Ihre allgemeine oder Ihre persönliche email-Adresse ab!
Es gilt der Grundsatz:
Geschäftsdokumente/Eingangsrechnungen, welche Sie digital erhalten, sind 10 Jahre lang elektronisch/digital zu archivieren!
Geschäftsdokumente/Eingangsrechnungen, welche Sie in Papier erhalten, sind 10 Jahre lang im Original in Papier aufzubewahren!
Es reicht NICHT, Eingangsrechnungen, welche Sie per mail z.B. digital im pdf-Format erhalten, einfach auszudrucken!
Wir empfehlen Ihnen, die Anhänge/Rechnungen auf Ihrem Server in Jahresordnern wie "2023_Rechnungen" / "2022_Rechnungen" usw. digital abzuspeichern.
Ebenso wenig dürfen Sie Papierrechnungen vernichten, wenn Sie diese gescannt und digitalisiert haben. Dies ist nur erlaubt beim belegersetzenden Scannen und einer aktuellen Verfahrensdokumentation.
Wie eingangs bereits ausgeführt: Wer die Digitalisierung immer weiter hinauszögert, wird zukünftig Wettbewerbsnachteile haben.
Deshalb: Beginnen Sie mit der Umstellung auf digitale Geschäftsprozesse jetzt!
Auch kleine Schritte wie z.B. die Einrichtung von weiteren email-Adressen (siehe oben) ist einfach, geht schnell und ist kostengünstig.
Bei den weiteren Schritten beraten wir Sie gerne!
